Informationen über die Verarbeitung personenbezogener Daten

Sehr geehrte Erziehungsberechtigte, liebe Lernende,

die Anmeldung und Beschulung der Schülerinnen und Schüler an unserer Schule ist mit der Verarbeitung zahlreicher Daten verbunden. Mit diesem Schreiben informieren wir, welche Daten wir von Ihnen/euch verarbeiten, wofür diese benötigt werden sowie über Ihre Rechte nach geltendem Datenschutzrecht.

Für Rückfragen und weitere Informationen stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung.

Schulleiterin
12. Schule (Gymnasium) 09Y12
Frau B. Haase  		Datenschutzbeauftragte
Frau Kathrin Strauss
Senatsverwaltung für Bildung, Jugend und Familie
09/10 I DSB

Zweck und Rechtliche Grundlagen der Datenverarbeitung

Die Schule soll Kenntnisse, Fähigkeiten, Fertigkeiten und Werthaltungen vermitteln, die die Schülerinnen und Schüler in die Lage versetzen, ihre Entscheidungen selbständig zu treffen und selbständig weiter zu lernen, um berufliche und persönliche Entwicklungsaufgaben zu bewältigen, das eigene Leben und die Zukunft der Gesellschaft aktiv zu gestalten. Diesem Zweck dient die Datenverarbeitung an der Schule.

Die Verarbeitung der Daten erfolgt auf der Grundlage von § 64 des Berliner Schulgesetzes (SchulG)[1], der Sekundarstufe I-Verordnung[2], der Verordnung über die gymnasiale Oberstufe[3], der Schuldatenverordnung (SchuldatenV)[4] und der Digitalen Lehr- und Lernmittel-Verordnung (DigLLV)[5]. Danach dürfen die Schulen personenbezogene Daten von Schülerinnen und Schülern und ihren Erziehungsberechtigten verarbeiten, soweit dies zur Erfüllung der ihnen durch Rechtsvorschriften zugewiesenen schulbezogenen Aufgaben erforderlich ist. Welche Daten in der Schule verarbeitet werden, wird in den Paragraphen 7 bis 14 und in den Anlagen der SchuldatenV (Anlage 1 und Anlage 2) und in den Paragraphen 2, 4 und 5 und in der Anlage Abschnitt A der DigLL festgelegt.

Bei Schulwechsel erhält unsere Schule den Schülerbogen sowie – wenn vorhanden – den sonderpädagogischen Förderbogen von der abgebenden Schule, nachdem Ihr Kind bei uns aufgenommen wurde.

Für die schulische Förderung Ihres Kindes ist gegebenenfalls die Erstellung von Gutachten und Förderplänen erforderlich. Vorschriften dazu finden Sie in §§ 3, 6, 32 der Sonderpädagogikverordnung[6].

Weitere Zwecke der Datenverarbeitung sind die Unterrichtsplanung und -gestaltung, das Erstellen von Zeugnissen, die Schulgesundheitspflege, die Schulstatistik (§ 27 SchuldatenV), die Überwachung der Schulpflicht, die Kontaktaufnahme mit den Erziehungsberechtigten, erforderlichenfalls die Durchführung von Erziehungs- und Ordnungsmaßnahmen gemäß §§ 62, 63 SchulG sowie die Evaluation und Qualitätssicherung der schulischen Arbeit gemäß §§ 9, 65 Absatz 1 SchulG und der Verordnung über schulische Qualitätssicherung und Evaluation.

Die Erhebung der Staatsangehörigkeit, des Geburtslandes sowie bei nichtdeutschem Geburtsland das Jahr des Zuzuges nach Deutschland im Rahmen der Schulstatistik erfolgt auf Beschluss der Kultusministerkonferenz.

Zu verarbeitende Daten sind gemäß der Anlage 1 der Schuldatenverordnung unter anderem:

Daten der Schülerinnen und Schüler

Name, Geburtsdaten, Geschlecht, Schüleridentifikationsnummer, Schüler-Registrierungscode, Datum des Zuzuges nach Deutschland, Wohnanschrift, Telefonnummer, E-Mail-Adresse (mit Einwilligung), Notfallansprechpartner mit Telefonnummer, Aufenthaltsstatus, Staatsangehörigkeiten, Erst- und Zweitsprachen, Entscheidung über den sonderpädagogischen Förderbedarf einschließlich Förderumfang und Ergebnis des zugrundeliegenden Gutachtens, Grad der Behinderung und eventueller weiterer Unterstützungsbedarfe, Vorliegen einer Auskunftssperre gemäß Bundesmeldegesetz, Mitgliedschaft in schulgesetzlich vorgesehenen Gremien, Konfession, Erziehungsberechtigte (bei Minderjährigen), nicht erteilte Einwilligung in die Benachrichtigung früherer Erziehungsberechtigter (bei Volljährigen), Informationen zum BAföG

Daten der Erziehungsberechtigten

Rolle, Namensangabe, Wohnanschrift, Telefonnummer, E-Mail-Adresse (mit Einwilligung), Ausschluss der Informationsrechte eines Erziehungsberechtigten auf Grund familiengerichtlicher Entscheidung, Mitgliedschaft in schulgesetzlich vorgesehenen Gremien

Schullaufbahn- und Organisationsdaten

besuchte Schule, zur Nutzung freigeschaltete Dienste (Digitale Lehr- und Lernmittel, Lernmanagementsysteme), Datum der ersten Einschulung, Beginn, Dauer und Ende der allgemeinen Schulpflicht, Anzahl der Schulbesuchsjahre, Abgangsdatum von der bisherigen Schule gleich Eintrittsdatum in die besuchte Schule, Angaben über bisher besuchte Schulen, Ruhen der Schulpflicht, Klassenbezeichnung, Klassenlehrkraft, Abschluss- oder Abgangszeugnis, Information zum Schulwechsel, Teilnahme am Religionsunterricht, Befreiung und Ausschluss vom Unterricht, Fächer, Lernfelder, Wahlpflichtfächer, Teilnahme an zusätzlichen Veranstaltungen der Schule, Programmen und Organisationsformen, Praktika, BAföG-Schulbescheinigung, Fehlzeiten und Verspätungen, Schulversäumnisanzeigen an das Schulamt oder die Schulaufsichtsbehörde, Angaben zum Berlinpass „Bildung und Teilhabe“ (BuT), Lernmittelzuzahlungsbefreiung, Beratungen im Rahmen der Berufs- und Studienorientierung (Zeitpunkt, Beteiligte, Ziele, Ergebnisse; Einwilligung in Datenübermittlung an die Agentur für Arbeit und an das Jobcenter; mit Einwilligung: Teilnahme an Verfahren der Berufsorientierung); für die Gymnasiale Oberstufe: Eintrittsdatum, Zulassungsvoraussetzungen, Kurswahl, Zulassungsvoraussetzungen für die Abiturprüfung: Datum, Art, Fach, Leistungsbewertung; weitere Qualifikationen wie Latinum/Graecum

Leistungsdaten der Schülerinnen und Schüler

Zeugnisse, Stand des Lernprozesses, Versetzungsentscheidung, Ergebnis von Lernstandserhebungen und Vergleichsarbeiten, Zusatzförderung, Unterrichtsdaten, Nachteilsausgleich, Notenschutz, Fremdsprachen-Unterricht, höchster bisher erreichter Bildungsabschluss, Niveaustufen für Sprachen

Nutzung von digitalen Lehr- und Lernmitteln/Lernmanagementsystemen

An unserer Schule setzen wir die in unserem Schulprogramm beschlossenen Lehr- und Lernmittel sowie Kommunikationswerkzeuge ein. Gemäß § 64 Abs. 11 SchulG i.V.m. §§ 2, 3 SchuldatenV dürfen wir hierfür personenbezogenen Daten verarbeiten, soweit sie für die Aufgabenerfüllung erforderlich sind.

Für die Nutzenden (Lehrende, Lernende, Erziehungsberechtigte) werden dazu Accounts eingerichtet. Es werden Accountdaten, Inhaltsdaten (erstellte Dokumente, Nachrichten etc.) und Metadaten (IP-Adresse des Gerätes, Provider, verwendeter Browsertyp und Browserversion und Betriebssystem, Hostname des zugreifenden Rechners, angeforderte Dateien sowie Datum und Uhrzeit der Aufrufe etc.) verarbeitet.

Die verantwortliche Lehrkraft hat auf die Daten der von ihr unterrichteten Schülerinnen und Schüler Zugriff; auf Daten, die gemeinsam bearbeitet werden, haben die anderen Kursteilnehmer Zugriff. Die Administration hat im Rahmen ihrer Aufgabenerfüllung Zugriff.

Alle personenbezogenen Daten werden gelöscht, sofern sie für die Zwecke, für die sie erhoben oder auf sonstige Weise verarbeitet werden, nicht mehr erforderlich sind.

Wird die Anwendung mittels eines privaten Gerätes bzw. von zu Hause aufgerufen, so ist eine Zuordnung zu Personen möglich.

Mit den Anbietern wurde ein Vertrag über die Auftragsverarbeitung geschlossen; die Anbieter verarbeiten die personenbezogenen Daten im Auftrag der Schule, d. h. die Anbieter dürfen die Daten nur entsprechend der Weisungen und für die Zwecke der Schule und nicht für eigene Zwecke wie Werbung oder Ähnliches nutzen.

Eine Übermittlung an Dritte erfolgt nicht, es sei denn die Weitergabe erfolgt in Erfüllung einer gesetzlichen Verpflichtung (z.B. im Rahmen von strafrechtlichen Ermittlungen).

bettermarks

bettermarks (bettermarks GmbH, Skalitzer Straße 85-86, 10997 Berlin) ist ein digitales Lehr- und Lernmittel für das Fach Mathematik und kann als App oder webbasierte Anwendung genutzt werden. Folgende personenbezogenen Daten der Schülerinnen und Schüler werden bei der Nutzung von bettermarks verarbeitet:

  • Benutzername, bestehend aus Vor- und Familiennamen Ihres Kindes oder Benutzername, bestehend aus einem Pseudonym
  • Mathematischen Lösungen (Eingabe durch die Nutzenden).
  • Bei der Nutzung anfallende Lernstandsdaten: zugewiesene oder selbst gewählte Übungsserien, Datum und Ergebnis der Bearbeitung einer Übungsserie, Anzahl der bearbeiteten Aufgaben, pro Lernaufgabe benötigte Zeit, Anzahl der fehlerfreien bzw. fehlerhaften Aufgaben, eingegebene Lösungen, von bettermarks entdeckte Wissenslücken und zusätzliche, vom System empfohlene Übungsserien, Zusammenfassung/Übersicht über die Lernergebnisse für die Lehrkraft

Zugriff auf die Daten und damit jede einzelne Antwort haben neben Ihrem Kind die Eltern, wenn sie sich von Ihrem Kind die Zugangsdaten geben lassen. Die Lehrkraft hat Zugriff auf die Account-Daten und die Lernstandsdaten.

Die Löschung des Benutzerkontos (und damit aller personenbezogenen Daten) erfolgt nach Ende der Schulzeit an unserer Schule. Benutzerkonten, die ein ganzes Schuljahr nicht genutzt wurden, werden zum Ende des Schuljahres gelöscht. Es besteht die Möglichkeit, der Löschung zu widersprechen, wenn das Benutzerkonto bestehen bleiben soll – beispielsweise zur zukünftigen privaten Nutzung. Teile der Verkehrsdaten (Log-Dateien) werden für sieben Tage gespeichert. Eingaben der Lernenden werden für didaktische Auswertungen zwölf Wochen zwischengespeichert.

Weiterführende Informationen finden Sie unter https://de.bettermarks.com/datenschutz/

Lernraum Berlin

An unserer Schule setzen wir die moodle-Lernplattform „Lernraum-Berlin“ ein. Sie wird von der für Bildung zuständigen Senatsverwaltung Berlin betrieben. Der virtuelle Klassenraum dient der Organisation von Lernvorgängen sowie dem Bereitstellen und Bearbeiten von Materialien. Schulorganisatorische Verfahren wie Umfragen können durchgeführt werden.

Folgende Daten werden erhoben und verarbeitet:

  • Name, Vorname, Anmeldename, Schule, schulische E-Mail-Adresse
  • Anfallende nutzungsbezogene Daten wie Datum der Anmeldung, Zeit, Zeitdauer und Art der Zugriffe auf Lernangebote und Profile anderer Nutzer, bearbeitete Lektionen und Korrekturen, auf der Lernplattform veröffentlichte Beiträge in Foren, Mitarbeit in Workshops.

Die Kursdaten werden in der Regel vor Beginn des folgenden Schuljahres gelöscht, es sei denn, der Kurs besteht fort.

BigBlueButton über den Lernraum Berlin

Zum Zweck der Durchführung von Unterricht oder sonstiger verpflichtender schulischer Veranstaltungen als Distanzunterricht einschließlich hybrider Formen setzen wir Audio- oder Videokonferenzdienste ein, die von der Schulaufsichtsbehörde zur Verfügung gestellt oder genehmigt wurden. Dazu verarbeiten wir die Namen und Kontaktdaten der Teilnehmenden, Geräteidentifikationsdaten, Verkehrsdaten, Video- und Audiodaten (Livestream) und sonstige durch den Teilnehmenden bereitgestellte Inhalte – – weitere Informationen finden Sie unter § 4 DigLLV.

Wir informieren Sie vorab über geplante Videokonferenzen.

Empfänger von personenbezogenen Daten

Innerhalb der Schule verarbeiten Lehrkräfte, pädagogisches und nichtpädagogisches Personal die personenbezogenen Daten.

Eine Übermittlung an Dritte erfolgt nur, wenn dies durch eine Rechtsvorschrift erlaubt ist oder Sie eingewilligt haben. Erlaubnisvorschriften für die Übermittlung an Behörden wie die Jugendbehörden, die Jugendgerichtshilfe, die Gesundheitsämter zum Zweck der schulärztlichen Eingangsuntersuchung sind § 64 Absatz 3, 4, 8 und für Privatpersonen § 64 Absatz 6 Satz 2 Schulgesetz.

Auf Grund einer gesetzlichen Ermächtigung (§ 66 Nr. 8 SchulG i.V.m. § 27 der Schuldatenverordnung) stellen wir der Statistikstelle der für das Schulwesen zuständigen Senatsverwaltung regelmäßig Daten unserer Schülerinnen und Schüler zur Verfügung, aber ohne Namen, ohne den Tag der Geburt und ohne genaue Anschriften. Die Schulnummer und die Bezeichnung der Klasse werden als Hilfsmerkmale übermittelt. Wir übermitteln außerdem personenbezogene Daten an das örtlich zuständige Schulamt (im Bezirksamt) im Rahmen der Aufnahme von Schülerinnen und Schülern. In Einzelfällen übermitteln wir der örtlich zuständigen Schulaufsicht im Rahmen der schulrechtlichen Bestimmungen personenbezogene Daten einer Schülerin oder eines Schülers. Ebenfalls in Einzelfällen übermitteln wir dem örtlichen Schulamt nach fünf unentschuldigten Fehltagen eine Schulversäumnisanzeige zur Überwachung der Schulpflicht. Wir übersenden Unterlagen, die über Ihr Kind in der Schule entstanden sind, bei einem Schulwechsel an die aufnehmende Schule, sofern dies von § 15 der Schuldatenverordnung vorgesehen ist. Soweit es im Einzelfall zur Unterstützung Ihres Kindes erforderlich ist, übermitteln wir personenbezogene Daten an das Jugendamt (im Bezirksamt) oder an das Schulpsychologische und Inklusionspädagogische Beratungs- und Unterstützungszentrum (SIBUZ) zur Klärung der Frage, ob sonderpädagogischer Förderbedarf besteht, oder bei Beratungsbedarf der Schule. Die SIBUZ sind Fachdienste der Schulaufsichtsbehörde (der für das Schulwesen zuständigen Senatsverwaltung) und unterliegen der in § 203 des Strafgesetzbuchs geregelten Schweigepflicht.

Dauer der Speicherung

Die Aufbewahrungsfristen richten sich nach der Schuldatenverordnung (§ 16). Kopien der Abgangszeugnisse bzw. Unterlagen zum Nachweis des Schulbesuchs bewahren wir 60 Jahre auf; Schülerbögen werden zwei Jahre nach Ablauf des Schuljahres, in dem die Schülerin bzw. der Schüler die Berliner Schule verlassen hat, vernichtet, sofern die allgemeinbildende Schule mindestens 10 Jahre lang besucht worden ist.

Ihre Rechte

Die Rechte der von der Verarbeitung ihrer Daten betroffenen Personen sind in den Artikeln 15 bis 18 sowie 20 bis 21 der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) geregelt.

  1. Sie können insbesondere formlos Auskunft darüber verlangen, welche personenbezogenen Daten wir über Sie oder Ihr Kind zu welchen Zwecken auf welcher Rechtsgrundlage verarbeiten und an wen sie ggf. übermittelt werden sowie über die Speicher- bzw. die Aufbewahrungsdauer.
  2. Sie können die Berichtigung fehlerhafter Angaben verlangen. Die Schule muss dann gemäß Artikel 19 der DSGVO auch die Empfänger der fehlerhaften Angaben von der Berichtigung informieren.
  3. Sie können eine Einwilligung für die Verarbeitung personenbezogener Daten widerrufen. Durch den Widerruf der Einwilligung wird die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung nicht berührt. Im Falle des Widerrufs werden entsprechende Daten zukünftig nicht mehr durch uns verwendet und unverzüglich aus unserem Datenbestand gelöscht.
  4. Sie haben gemäß Artikel 21 DSGVO das Recht, auf Grund Ihrer besonderen Situation der Verarbeitung Ihrer oder der personenbezogenen Daten Ihres Kindes auf Grund seiner besonderen Situation zu widersprechen. Wenn Sie Widerspruch erheben und wir keine vorrangigen berechtigten Gründe für die weitere Verarbeitung der personenbezogenen Daten haben, können Sie die Löschung dieser Daten verlangen. Das Recht zum Widerspruch haben Sie jedoch nicht, wenn wir zu den Verarbeitungsvorgängen, denen Sie widersprechen wollen, rechtlich verpflichtet sind (Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe c DSGVO). Eine rechtliche Verpflichtung besteht immer dann, wenn ein Verarbeitungsvorgang durch eine Rechtsvorschrift ausdrücklich vorgeschrieben ist.
  5. Sie haben unter den in Artikel 18 der DSGVO genannten Voraussetzungen das Recht zu verlangen, dass Ihre oder die Daten Ihres Kindes nur noch eingeschränkt verarbeitet werden dürfen – zum Beispiel, bis über einen von Ihnen erhobenen Widerspruch abschließend entschieden ist. Eingeschränkte Verarbeitung bedeutet, dass die Daten – von der Speicherung abgesehen – nur mit Ihrer Einwilligung oder unter besonderen Voraussetzungen verarbeitet werden dürfen.
  6. Sie haben unter den in Artikel 17 der DSGVO genannten Voraussetzungen das Recht, die Löschung der personenbezogenen Daten Ihres Kindes oder Ihrer Person zu verlangen – zum Beispiel, wenn diese Daten für den Zweck, zu dem sie verarbeitet werden, nicht mehr erforderlich sind oder wenn sie unrechtmäßig verarbeitet werden.
  7. Sie haben das Recht, sich an die zuständige Aufsichtsbehörde (Berliner Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit, Alt-Moabit 59-61, 10555 Berlin, E-Mail: mailbox@datenschutz-berlin.de) zu wenden.

Weitergehende Informationen

Die wichtigsten Gesetze, Verordnungen und Vorschriften des Berliner Bildungssystems finden Sie unter www.berlin.de/sen/bildung/schule/rechtsvorschriften.

Hinweise zur Umsetzung der EU-Datenschutzgrundverordnung finden Sie auf der Seite der Berliner Beauftragten für Datenschutz und Informationsfreiheit unter www.datenschutz-berlin.de.

Mit freundlichen Grüßen

B. Haase

Schulleiterin

09Y12

[1] http://gesetze.berlin.de/jportal/?quelle=jlink&query=SchulG+BE&psml=bsbeprod.psml&max=true&aiz=true

[2] https://gesetze.berlin.de/bsbe/document/jlr-SekIVBE2010rahmen

[3] https://gesetze.berlin.de/bsbe/document/jlr-GymOstVBE2007rahmen

[4] https://www.gesetze.berlin.de/bsbe/document/jlr-SchulG%C2%A75aVBE2023rahmen

[5] https://www.gesetze.berlin.de/bsbe/document/jlr-PersDatVDigLLVBErahmen

[6] https://gesetze.berlin.de/bsbe/document/jlr-SondP%C3%A4dVBEV15IVZ